Rytiniai susirinkimai (angliškai „a morning huddle“, „daily stand-up“ ar „daily scrum“) turbūt yra patys efektyviausi susirinkimai, kokius galite rengti su savo darbo komandos nariais.
Tokių rytinių susibūrimų stiprybė slypi jų esmėje – aptarti laukiančius tos dienos darbus. Šis laikas nėra skirtas planuoti artėjančių savaičių ar projektų – tam yra skirti kiti susirinkimai.
Efektyvūs rytiniai susirinkimai suteikia šansą jūsų komandos nariams pasidalinti aktualiausia dienos informacija ir pristatyti vykdomų projektų progresą.
Taigi, kaip juos reikėtų padaryti kuo sėkmingesniais? Štai yra keli būdai, padedantys jums šį laiką išnaudoti kuo efektyviau.
Ar rytinių susirinkimų metu reikėtų stovėti?
Taip! Jeigu jūs dar nepriėmėte sprendimo per susirinkimus stovėti, laikas tai išbandyti. Apskritai kalbant, stovėjimas padės jūsų susirinkimus išlaikyti trumpus ir tikslingus.
Tai ypač svarbu per šiuos susirinkimus, kadangi jų tikslas yra ne spręsti problemas, o pasidalinti, kaip progresuoja vykdomi darbai, projektai.
Papildomas patarimas: jeigu jūsų komandoje yra žmonių, dažnai nukrypstančių nuo temos, ir negrįžtančių prie esmės, sukurkite taisyklę, kad kalbantysis turi laikyti rankose sunkų, 5 kilogramų objektą.
Prisiminkite, kad tikslas nėra tiesiog stovėti, o išlaikyti susirinkimus trumpus ir tikslingus.
Kas turėtų kalbėti?
Tai gan paprasta – visi! Jeigu jūsų įmonė turi daugiau nei 20 žmonių, turbūt geriausia būtų susiskirstyti į mažas komandas ar divizijas, ir tada rytinius susirinkimus vesti atskirai.
Kiekvienas žmogus privalo pasisakyti, o jeigu giliau pagalvosite apie to priežastį – kiekvienas žmogus turėtų turėti kuom pasidalinti apie savo vykdomus darbus. Progreso išreiškimas balsu prieš visą komanda sukels atsakomybės jausmą, o darbuotojas taps labiau atsidavusiu.
Kam kalbėti pirmam?
Yra daugelis gana smagių būdų, pirmo kalbančiojo parinkimą darančių įdomiu procesu.
Būtų negerai, jei kiekvieno susirinkimo pradžioje žmonės nepatogiai žiūrinėtų į vienas kitą bandydami nuspręsti, kas kalbės pirmas. Priešingai, tai turėtų būti greita ir smagu.
Kamuolio perdavinėjimas
Turėkite mažą (o gal ir didelį – tai priklauso nuo jūsų) kamuolį ofise. Tas darbuotojas, kuris kamuolį turi iš praėjusios dienos, šiandien turės kalbėti pirmas. Žmogus, laikantis kamuolį yra tas, kuris mesdamas jį kitai kolegai nusprendžia, kad jis ar ji kalbės kita. Jūsų koordinacija naudojant šį metodą turėtų ženkliai padidėti, o kadangi niekas nežino, kur kamuolys keliaus toliau, žmonės bus susikoncentravę ir dėmesingi.
Palei/prieš laikrodžio rodyklę
Jei per susirinkimą stovite ratu, paprasčiausias būdas turbūt yra tiesiog kalbėti prieš arba palei laikrodžio rodyklę.
Paskutinis atėjęs kalba pirmas
Nuspręskite, kad paskutinis, atėjęs į patalpą, kalbėti turės pirmas. Kitas turėtų būti atėjęs prieš paskutinįjį, ir taip toliau. Nors šis būdas ir gana paprastas, problemų sukelti gali per didelis žmonių kiekis, dėl kurio gali pasidaryti sunku prisiminti, kokia tvarka atėjo žmonės.
Kalbėkitės vieni su kitais
Šie susirinkimai nėra skirti supažindinti jūsų vadovą su esama situacija. Jie skirti tam, kad komandos nariai susipažintų su kolegų vykdomais darbais ir jų progresu.
Apie ką reikėtų kalbėtis?
Ką aptarinėsite per rytinius susirinkimus labiausiai priklauso nuo to, kokie yra jūsų komandos poreikiai, tačiau nepamirškite, kad susirinkimo tikslas yra susipažinti su bendra situacija. Stenkitės kalbėti trumpai ir aiškiai.
Štai keli temų pavyzdžiai:
- Ką pavyko padaryti vakar/praėjusią savaitę?
- 3 dienos prioritetai.
- Pagrindinių 3 įmonės finansinių (ar kitokių) rodiklių apžvalga.
- Pasidalinti sunkumais, su kuriais jums reikia pagalbos (kolegos padėti turėtų po susirinkimo, bet ne per jį!).
- Darbuotojų pasiekimų pagerbimas.
- Asmeniniai laimėjimai darbuose.
- Įmonės klientų aktualijos.
Nereikėtų stengtis per vieną susirinkimą aptarti visų šių dalykų. Pradėkite nuo kelių iš jų ir prašykite, kad komanda daugiau dėmesio skirtų būtent jiems.
Susirinkimų eigą stebėkite nuolatos ir stenkitės, kad jie pildytų jūsų komandos komunikacijos poreikį. Po kiek laiko gali atsitikti taip, kad jūsų komanda ir įmonė patobulės, o aptariamos temos dėl to gali keistis.
Kodėl rytiniai susirinkimai neturėtų būti skiriami problemų sprendimui?
Problemų aiškinimasis ir sprendimas reikalauja debatų, diskusijos, ir gilios alternatyvų apžvalgos. Kitaip sakant, tai reikalauja laiko!
Kadangi jūsų ryto susibūrimai turėtų trukti labai neilgai, reikėtų su reikiamais žmonėmis sutarti atskirą laiką, skirtą problemų sprendimui.
Be to, problemos dažniausiai nebūna aktualios visiems dalyvaujantiems – gerbkite savo darbo kolegų laiką. Jei jie nėra tiesiogiai susiję su kažkokia problema, kodėl jums reikėtų tam naudoti brangų susirinkimo laiką? Vietoje to, prioritetą teikite informacijos dalinimuisi, o ne kompromiso radimui ir problemų sprendimui.
Jeigu atsitiktų taip, kad susirinkimas tampa diskusija, nelaukdami įsiterpkite ir pasiūlykite temą spręsti kitu, sutartu laiku. Tada tęsti jau turėtų kitas žmogus.
Kiek laiko turėtų trukti tokie susirinkimai?
Kuo trumpiau, tuo geriau. Stenkitės neskirti tam daugiau nei 15 minučių, tačiau darykite juos taip, kad kiekvienas žmogus turėtų galimybę pasisakyti aptariamais klausimais.
Jeigu šie susirinkimai taps 45 minučių diskusijomis, iš kolegų sulauksite daug nepatenkintų žvilgsnių.
Kada reikėtų rengti susirinkimą?
Dažniausiai rytas yra pats geriausias laikas tokiam susirinkimui – žmonės po susirinkimo bus ypač motyvuoti atlikti darbus, nes įsipareigojimas kolegoms jau bus išreikštas.
Šis susirinkimas neturėtų vykti pačioje darbo pradžioje. Kai kurie žmonės gali pasijusti taip, tarsi darbas neprasideda tol, kol neįvyksta šis susirinkimas, o to jūs nenorite!
Jei susirinkimai dažnai užsitęsia, pakeiskite jų laiką į, pavyzdžiui, 11:45 – 15 minučių prieš pietų pertrauką. Komanda turės stimulą, neleidžiantį pernelyg išsiplėsti.
Pastovi vieta ir laikas
Jeigu darbuotojai dirba nepastoviu darbo laiku, reikėtų susirinkimui paskirti laiką, kai visi darbuotojai yra savo darbo vietose. Stenkitės būti kuo pastovesni – kiekvieną dieną naudoti tą pačią vietą ir laiką. Žinoma, kartais aplinkybės privers planus pakeisti – pasikeitimus stenkitės visiems dalyvaujantiems pranešti iš anksto.
Nuotoliniai darbuotojai
Kasdieniai susirinkimai nebūtinai skirti žmonėms, dirbantiems toje pačioje lokacijoje. Nuotolinės komandos taip pat gali juose rasti naudos. Visi išvardinti patarimai galioja ir šioms komandoms. Žinoma, kai kas negalios (kaip kamuoliuko mėtymas kalbančiojo parinkimui), tačiau naudos vis tiek tikrai bus.
Didžiausias šių susirinkimų privalumas nuotoliniams darbuotojams turbūt yra sukeltas atsakomybės jausmas ir įsipareigojimas kolegoms.
Kasdieninio susirinkimo ritualo sukūrimas padės jūsų komandai garsiai išartikuliuoti savo darbus kolegoms.
Tai taip pat suteiks galimybę darbuotojams sužinoti, kas užima kolegų laiką, ir papildys jūsų laiko planavimo įrankius (pavyzdžiui „Microsoft Planner“).
Straipsnis paregntas pagal Alina Vrabie, https://blog.sandglaz.com/how-to-run-a-morning-huddle-with-your-team/
